1. Общество с ограниченной ответственностью «Бамбу Груп Бай» (далее – Организация) уделяет особое внимание защите персональных данных при их обработке в нашей организации и с уважением относится к соблюдению прав субъектов персональных данных.
Утверждение Политики в отношении обработки персональных данных в процессе трудовой деятельности (далее – Политика) является одной из принимаемых Организацией мер по защите персональных данных, предусмотренных статьей 17 Закона Республики Беларусь от 7 мая 2021 г. № 99З ”О защите персональных данных“ (далее – Закон).
Политика разъясняет работникам Организации, как и для каких целей их персональные данные и персональные данные членов их семей (других родственников) собираются, используются или иным образом обрабатываются, а также отражает имеющиеся в связи с этим у субъектов персональных данных права и механизм их реализации.
Почтовый адрес Организации: 220076, Республика Беларусь, г. Минск, ул. Ф.Скорины, 15Б-2; адрес в сети Интернет: www.mobilemarketing.by; e-mail: support@bamboogroup.eu.
2. В процессе трудовой деятельности Организация осуществляет обработку персональных данных в следующих случаях:
Цели обработки персональных данных | Категории субъектов персональных данных, чьи данные подвергаются обработке | Перечень обрабатываемых персональных данных | Правовые основание обработки персональных данных | Категории получателей, уполномоченных лиц 1 | Срок хранения 2 |
---|---|---|---|---|---|
Оформление (прием) на работу | Физические лица (соискатели работы, члены их семей) | В соответствии со ст. 26 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее – ТК) и иными законодательными актами | абз. 8 ст. 6 Закона Республики Беларусь от 7 мая 2021 г. № 99-З ”О защите персональных данных“ (далее – Закон) (ст. 26 ТК; п. 11 Декрета Президента Республики Беларусь от 15 мая 2014 г. № 5; иные законодательные акты) |
Не передаются | После увольнения – 55 лет |
Формирование, ведение и хранение личных дел работников | Работники и члены их семей | В соответствии с Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26 марта 2004 г. № 2 | абз. 8 ст. 6 Закона и абз.3 ст. 8 Закона | Не передаются | После увольнения – 55 лет |
Ведение трудовых книжек | Работники | В соответствии с постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16 июня 2014 г. № 40 ”О трудовых книжках“ | абз. 8 ст. 6 Закона | Не передаются | Трудовые книжки – на срок трудовой деятельности (после увольнения – до востребования); книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним – 50 лет |
Ведение корпоративной сети, системы учета документооборота | Работники, иные лица (физические лица по гражданско-правовым договорам), сведения о которых содержатся в указанных информационных ресурсах | Работники - фамилия, собственное имя, отчество, занимаемая должность работника, данные трудового договора (контракта), паспортные данные, образование, возраст, отпуска, дистанционная работа, отпуск по уходу за ребенком. Персональные данные иных лиц (физические лица по гражданско-правовым договорам) – фамилия, собственное имя, отчество, данные договора подряда, возраст, паспортные данные. | В отношении работников - абз. 8 ст. 6 Закона (п. 1 ч.1 ст. 55, ч. 1 ст. 132 ТК) В отношении иных лиц (физические лица по гражданско-правовым договорам) – абз. 15 ст. 6 Закона |
Не передаются | Персональные данные работников – 3 месяца после увольнения. Персональные данные иных лиц (физические лица по гражданско-правовым договорам) – 3 месяца после расторжения и/или истечения срока договора подряда |
Ведение учета фактически отработанного времени | Работники | Фамилия, собственное имя, отчество либо инициалы, занимаемая должность работника, сведения о времени нахождения или отсутствии на рабочем месте | абз. 8 ст. 6 Закона (ст. 132 ТК) |
Не передаются | 3 года |
Командировки сотрудников | Работники | Фамилия, собственное имя, отчество работника, занимаемая должность, паспортные данные, сведения о проездных документах, бронировании гостиниц и иные сведения, предусмотренные законодательством и (или) необходимые для организации командировки | абз. 8 ст. 6 Закона (ст. 94 – 95 ТК) |
Могут передаваться третьим лицам (при покупке билетов, бронировании гостиницы, в организацию по месту командирования) | 3 года при служебных командировках за границу – 10 лет |
Выплата заработной платы, пособий | Работники, члены их семей | Паспортные данные, сведения о трудовой деятельности, о заработной плате, банковские данные | абз. 8 ст. 6 Закона (п. 4 ч. 1 ст. 55 ТК) |
Получатели: Банки, налоговые органы, фонд социальной защиты населения соответствующего района, Белгосстрах, иные государственные органы | 55 лет |
Применение мер поощрения | Работники | Фамилия, собственное имя, отчество, занимаемая должность работника, иные сведения, послужившие основанием для поощрения | абз. 8 ст. 6 Закона (ст. 196 ТК) |
Передаются третьим лицам при представлении к награждению благодарностями, грамотами, почетными грамотами этих лиц, а также при представлении к награждению государственными наградами | 55 лет |
Привлечение к дисциплинарной, материальной ответственности | Работники | Фамилия, собственное имя, отчество, занимаемая должность работника, иные сведения в соответствии с письменным объяснением работника | абз. 8 ст. 6 Закона (главы 14, 37 ТК) |
Не передаются | 3 года |
Предоставление гарантий и компенсаций в соответствии с законодательством о труде | Работники, члены их семей | Фамилия, собственное имя, отчество работника, занимаемая должность, иные сведения, послужившие основанием для предоставления гарантии, компенсации | абз. 8 ст. 6 Закона (глава 9 ТК) |
Не передаются | В соответствии с Перечнем в зависимости от гарантии (компенсации) |
Предоставление трудовых и социальных отпусков | Работники, члены их семей | Фамилия, собственное имя, отчество, занимаемая должность работника, даты отпуска, вид отпуска, иные сведения, послужившие основанием для предоставления социального отпуска (сведения о состоянии здоровья, о рождении детей) | абз. 8 ст. 6 Закона (глава 12 ТК) |
Не передаются | Графики трудовых отпусков – 1 год; приказы о предоставлении трудовых отпусков – 3 года. По социальному отпуску – 55 лет |
Аттестация работников | Работники, подлежащие аттестации | В соответствии с Типовым положением об аттестации руководителей и специалистов организаций, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 25 мая 2010 г. № 784 | абз. 8 ст. 6 Закона | Получатели: Председатель и члены аттестационной комиссии | Протоколы аттестационной комиссии – 15 лет; аттестационные листы, характеристики – в течение срока хранения личного дела работника |
Направление на профессиональную подготовку, повышение квалификации, стажировку и переподготовку | Работники | Паспортные данные, сведения о занимаемой должности | абз. 8 ст. 6 Закона | Получатели: Организации, осуществляющие профессиональную подготовку, повышение квалификации, стажировку и переподготовку | 5 лет |
Изменение и прекращение трудового договора (трудового контракта) | Работники | Фамилия, собственное имя, отчество работника, сведения о трудовой деятельности, о семейном положении, об образовании, объяснительные и докладные записки и иные сведения, послужившие основанием для изменения, прекращения трудового договора (трудового контракта) | абз. 8 ст. 6 Закона (главы 3, 4, 9 и 12 ТК) |
Не передаются | После увольнения – 55 лет |
Ведение воинского учета | Работники – военнообязанные, члены их семей | В соответствии с постановлением Министерства обороны Республики Беларусь от 27 января 2020 г. № 5 ”Об установлении форм документов воинского учета“ | абз. 8 ст. 6 Закона (ст. 9 Закона Республики Беларусь от 5 ноября 1992 г. № 1914-XII ”О воинской обязанности и воинской службе“) |
Получатели: Военные комиссариаты и иные государственные органы, осуществляющие воинский учет | 5 лет |
Подача документов индивидуального (персонифицированного) учета застрахованных лиц | Работники, лица, работающие по гражданско-правовому договору | В соответствии с постановлением Правления Фонда социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 19 июня 2014 г. № 7 ”О порядке заполнения и приема-передачи форм документов персонифицированного учета“ | абз. 8 ст. 6 Закона | Получатели: Органы Фонда социальной защиты населения Республики Беларусь | 5 лет |
Подача налоговых деклараций (расчетов) налогового агента по подоходному налогу с физических лиц | Работники, лица, работающие по гражданско-правовому договору | В соответствии с постановлением Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь от 03.01.2019 г. № 2 "Об исчислении и уплате налогов, сборов (пошлин), иных платежей" | абз. 8 ст. 6 Закона | Получатели: Налоговые органы Республики Беларусь | 5 лет |
Оформление необходимых для назначения пенсии документов | Работники | В соответствии со статьей 75 Закона Республики Беларусь от 17 апреля 1992 г. № 1596-XII ”О пенсионном обеспечении“ | абз. 8 ст. 6 Закона | Получатель: Орган, осуществляющий пенсионное обеспечение | До представления в орган, осуществляющий пенсионное обеспечение |
Обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний | Работники | Паспортные данные, сведения о трудовой деятельности | абз. 8 ст. 6 Закона (ст. 224 ТК; глава 16 Положения о страховой деятельности в Республике Беларусь, утвержденного Указом Президента Республики Беларусь от 25 августа 2006 г. № 530) |
Получатель: Белгосстрах | 3 года |
Документы по охране труда (журналы первичного и повторного инструктажей и др. документы) | Работники, лица, работающие по гражданско-правовому договору | Фамилия, собственное имя, отчество, занимаемая должность работника, иные сведения о трудовой деятельности | абз. 8 ст. 6 Закона | Не передаются | Согласно Перечня (разные сроки хранения) |
Расследование несчастных случаев на производстве | Работники | В соответствии с постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь и Министерства здравоохранения Республики Беларусь от 14 августа 2015 г. № 51/94 ”О документах, необходимых для расследования и учета несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний“ | абз. 8 ст. 6 Закона (п. 6 ч. 1 ст. 55 ТК) |
Получатели: Белгосстрах, представители профсоюза, нанимателя | Согласно Перечня (разные сроки хранения) |
Рассмотрение индивидуальных трудовых споров | Работники – стороны индивидуальных трудовых споров | Фамилия, собственное имя, отчество, сведения о трудовой деятельности в организации, иные сведения, необходимые для разрешения индивидуальных трудовых споров | абз. 8 ст. 6 Закона (ст. 235 ТК) |
Получатели: Стороны индивидуальных трудовых споров (представители профсоюза, нанимателя) | 5 лет после урегулирования спора |
Применение системы видеонаблюдения арендодателем с целью соблюдения общественного порядка в помещении и при входе в него (пропуска в помещение) | Работники, посетители ООО "Бамбу Груп Бай" | Изображение человека | абз. 20 ст. 6 Закона | Не передаются | Не хранятся |
Система управления контроля доступа | Работники | Биометрические данные (отпечатки пальцев) | абз. 3 пункта 2 ст. 8 Закона | Не передаются | В течение срока трудовой деятельности работника |
Использование услуги "Электронная почта" в процессе трудовой деятельности работника | Работники | Фамилия, собственное имя, отчество либо инициалы, занимаемая должность работника, электронная почта | абз. 8 ст. 6 Закона | Не передаются | В течение срока трудовой деятельности работника |
Отправка электронных документов (письма, акты) с использованием системы электронного документооборота podpis.by, quidox.by | Работники | Фамилия, собственное имя, отчество либо инициалы, занимаемая должность работника, электронная почта, контактный телефон, электронная подпись | абз. 8 ст. 6 Закона | Получатели: государственные органы Республики Беларусь; клиенты (контрагенты) | Согласно Перечня (разные сроки хранения) |
Данные по работникам в регистрах бухгалтерского учета в программном обеспечении «1С: Предприятие» при оформлении трудовых (служебных) отношений, а также в процессе трудовой (служебной) деятельности субъекта персональных данных | Работники и члены их семей | Фамилия, собственное имя, отчество, должность, адрес места жительства (места пребывания), паспортные данные, контактный телефон, данные по заработной плате, уплаченным налогам, обязательным сборам, взносам | абз. 8 ст. 6 Закона | Не передаются | В течение срока трудовой деятельности работника |
Данные в локальной вычислительной сети, образуемые в процессе трудовой (служебной) деятельности субъекта персональных данных | Работники, посетители ООО "Бамбу Груп Бай" | IP-адрес, логин и пароль сети | абз. 8 ст. 6 Закона | Не передаются | В течение срока трудовой деятельности работника, по посетителям ООО "Бамбу Груп Бай" – 1 месяц после входа в сеть |
Банковские данные по работникам в системе Клиент-Банк (Интернет-Банк) с целью начисления и выплаты заработной платы на банковские карточки работников | Работники, лица, работающие по гражданско-правовому договору | Фамилия, собственное имя, отчество, банковские реквизиты счета работника, лица, работающего по гражданско-правовому договору | абз. 8 ст. 6 Закона | Не передаются | В течение срока трудовой деятельности работника |
1 Здесь отражаются категории получателей, регулярно и постоянно получающие персональные данные, но законодательными актами могут быть предусмотрены и иные случаи обязательной передачи персональных данных, в том числе их передача контрольным и надзорным органам, правоохранительным органам, суду. Уполномоченное лицо – это лицо, осуществляющее обработку персональных данных от имени оператора или в его интересах.
2 В случае, если персональные данные содержатся в документе, подлежащем передаче в архив организации, то следует руководствоваться сроком хранения, определенным в номенклатуре дел. В иных случаях рекомендуется определять такой срок самостоятельно, исходя из необходимости соблюдения пункта 8 статьи 4 Закона. При этом рекомендуется, чтобы максимальные сроки хранения персональных данных не превышали сроки хранения типовых документов Национального архивного фонда, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, определенных республиканским органом государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства (например, постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 г. № 140 ”О перечне типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь“ (далее – Перечень).
3. Обработка персональных данных работников Организации для целей, не предусмотренных законодательством Республики Беларусь и не связанных с исполнением работниками должностных обязанностей, осуществляется с согласия работников, если отсутствуют иные правовые основания для такой обработки.
4. Предоставление персональных данных работников Организации и членов их семей третьим лицам осуществляется только в случаях, предусмотренных законодательными актами Республики Беларусь и настоящей Политикой.
5. Трансграничная передача персональных данных работников Организации осуществляется исключительно для целей направления в служебную командировку за границу.
6. Организация осуществляет обработку только тех персональных данных, которые необходимы для выполнения заявленных целей и не допускает их избыточной обработки.
7. Субъекты персональных данных имеют право:
7.1. на отзыв своего согласия, если для обработки персональных данных Организация обращалась к субъекту персональных данных за получением согласия. В этой связи право на отзыв согласия не может быть реализовано в случае, когда обработка осуществляется в случаях, предусмотренных законодательством Республики Беларусь;
7.2. на получение информации, касающейся обработки своих персональных данных Организацией, содержащей: место нахождения Организации; подтверждение факта обработки персональных данных обратившегося лица; его персональные данные и источник их получения; правовые основания и цели обработки персональных данных; срок, на который дано его согласие (если обработка персональных данных осуществляется на основании согласия); наименование и место нахождения уполномоченного лица (уполномоченных лиц); иную информацию, предусмотренную законодательством Республики Беларусь;
7.3. требовать от Организации внесения изменений в свои персональные данные в случае, если персональные данные являются неполными, устаревшими или неточными. В этих целях субъект персональных данных прилагает соответствующие документы и (или) их заверенные в установленном порядке копии, подтверждающие необходимость внесения изменений в персональные данные;
7.4. получить от Организации информацию о предоставлении своих персональных данных, обрабатываемых Организацией, третьим лицам. Такое право может быть реализовано один раз в календарный год, а предоставление соответствующей информации осуществляется бесплатно;
7.5. требовать от Организации бесплатного прекращения обработки своих персональных данных, включая их удаление, при отсутствии оснований для обработки персональных данных, предусмотренных Законом и иными законодательными актами Республики Беларусь;
7.6. обжаловать действия (бездействие) и решения Организации, нарушающие его права при обработке персональных данных, в уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных (Национальный центр защиты персональных данных Республики Беларусь) в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь об обращениях граждан и юридических лиц.
8. Для реализации своих прав, связанных с обработкой персональных данных Организацией, субъект персональных данных подает в Организацию заявление в письменной форме или в виде электронного документа (а в случае реализации права на отзыв согласия – также в форме, в которой такое согласие было получено) соответственно по почтовому адресу или адресу в сети Интернет, указанным в части четвертой пункта 1 настоящей Политики. Такое заявление должно содержать:
9. За содействием в реализации прав субъект персональных данных может также обратиться к лицу, ответственному за осуществление внутреннего контроля за обработкой персональных данных в Организации, направив сообщение на электронный адрес: pv@bamboogroup.eu.
10. Настоящая Политика является общедоступной. Действующая редакция Политики постоянно доступна (неограниченный доступ к настоящей Политике обеспечивается путем ее опубликования на сайте) по адресу: https://mobilemarketing.by/employee-privacy, а также постоянно доступна по адресу: 220076, Республика Беларусь, г. Минск, ул. Франциска Скорины, 15Б-2, второй этаж, административное помещение № 12.
11. Вопросы, касающиеся обработки персональных данных, не закрепленные в настоящей Политике, регулируются законодательством Республики Беларусь.
12. В случае внесения изменений и (или) дополнений в условия настоящей Политики, данная Политика утверждается в новой редакции и доводится до сведения всех работников Организации путем ознакомления с ее условиями.